Voorraad bijbestellen
Om te voorkomen dat je zonder voorraad komt te zitten, is het belangrijk om regelmatig je voorraadniveaus te controleren en bij te bestellen wanneer dat nodig is. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen om je voorraadniveaus op pijl te houden:
Lage voorraadniveaus in de gaten houden
Minimum voorraadniveau instellen
Alles begint bij het aangeven aan Stoqflow wat de minimum voorraad voor elk product is. Dit kan op twee manieren:
- Bij het bewerken van een product zal je in de voorraad sectie een veld vinden waar je het minimum voorraadniveau kan instellen.
- In bulk, door een CSV-bestand te importeren met de productgegevens, waaronder het minimum voorraadniveau. Dit is de snelste manier om voor een groep producten het minimum voorraadniveau in te stellen.
Voorraad onder minimum controleren
Na het instellen van de minimum voorraadniveaus voor enkele producten zal Stoqflow op de meest belangrijke plaatsen in de app een melding tonen wanneer de voorraad van een product onder het minimum komt:
- In de productenlijst krijgt het voorraadcijfer een rode kleur wanneer het onder het minimum komt.
- Op de productdetailpagina zal bovenaan de voorraad voor het product in het rood worden weergegeven wanneer het onder het minimum komt.
- Het "Voorraad onder minimum" rapport toont een overzicht van alle producten waarvan de voorraad onder het minimum is gezakt. Hier kan je ook meteen bijbestellen.
Automatische melding instellen
Het is ook mogelijk om een automatische melding in te stellen die je op de hoogte brengt wanneer de voorraad van een product onder het minimum komt. Dit kan handig zijn als je niet regelmatig de voorraadniveaus controleert. Je kunt deze meldingen instellen in de instellingen van Stoqflow.
De voorraad wordt iedere nacht (om 2u15) automatisch gecontroleerd en wanneer er producten zijn waarvan de voorraad onder het minimum is gezakt worden die in een nette lijst naar jouw e-mailadres verstuurd.
Voorraad bijbestellen
Wanneer je vaststelt dat de voorraad van een product onder het minimum is gezakt, is het tijd om bij te bestellen. Dat kan op verschillende manieren:
Manueel een inkooporder aanmaken
De meest voor de hand liggende manier is natuurlijk om een inkooporder aan te maken. Je kan dit doen door naar de inkooporderslijst te navigeren en daar een nieuw inkooporder aan te maken. Geef manueel de leverancier in waar je de bestelling wilt plaatsen, voeg de producten en hun bestelhoeveelheden toe en plaats de bestelling.
Vanaf het rapport "Voorraad onder minimum"
Het rapport "Voorraad onder minimum" is een handige plek om snel bij te bestellen. In dit rapport krijg je een overzicht van alle producten waarvan de voorraad onder het minimum is gezakt. In de laatste kolom van het rapport vind je een vrachtwagen icoon () waarmee je direct een inkooporder kunt aanmaken voor dat product.
Vanaf de productenlijst
De makkelijkste manier is echter om vanaf de productenlijst bij te bestellen d.m.v. volgende stappen:
- Navigeer naar de productenlijst.
- Filter (optioneel) op de leverancier waar je wilt bijbestellen om enkel producten te tonen die bij die leverancier kunnen worden besteld.
- Selecteer de producten die je wilt bijbestellen, let daarbij op de rode voorraadcijfers die aangeven dat de voorraad onder het minimum is gezakt.
- Klik op "Bestellen" bovenaan de lijst.
Stoqflow zal automatisch een concept inkooporder aanmaken bij de leverancier waar alle producten kunnen worden besteld voor de geselecteerde producten. Bestelhoeveelheden worden automatisch berekend op basis van het verschil tussen de huidige voorraad en het minimum voorraadniveau en/of de minimum bestelhoeveelheid (als die is ingesteld op het product).